Então você está pensando em organizar um devopsdays na sua cidade, hein? Nessa hora surgem várias dúvidas, as quais iremos responder da melhor maneira possível neste momento.
Definitivamente não, quanto mais diversos forem os locais onde o evento ocorre, mais diversa a discussão em torno de DevOps será, e isso significa que o ponto de vista das pessoas da sua comunidade local ainda não foram colocados em pauta e é a cultura DevOps que está perdendo com isso.
Não! Eu diria que você precisa ter algum tempo disponível e vontade de aprender com outras pessoas que organizaram outros devopsdays, principalmente os que ocorreram no Brasil. Temos uma comunidade vibrante de organizadores que poderá lhe fornecer idéias, informações e até mesmo atuar colocando a mão na massa em algumas atividades.
Tudo o que precisa saber está nesse link: https://www.devopsdays.org/organizing/, mas vou tentar resumir aqui para você já ter uma idéia. Os primeiros passos são:
Não é necessário pois temos um organizador global do Brasil (Gomex), então pode enviar o email em português mesmo e a reunião será em pt-br, mas é sempre bom no mínimo compreender as conversas que ocorrem entre os organizadores, muita coisa útil é discutida lá.
Você precisa dizer no email que tem interesse de organizar, informar a cidade e as pessoas envolvidas (nome e email). É requerido que as pessoas da organização sejam de ao menos três empresas/organizações diferentes. Se possível informe dias e horários para uma reunião online.
Novamente, é ideal que tenha lido a documentação oficial, mas se tiver problemas com inglês fique tranquilo que discutiremos todos os pontos na reunião.
Elas estão disponíveis na página oficial sobre organização de devopsdays, mas (ao menos no momento em que publicamos este texto) as regras são as seguintes (recomendo ler a página oficial para garantir que não houve mudança):
Basicamente, em qualquer lugar que vá acomodar o público. Instituições de educação costumam ser os melhores lugares para procurar, pois costumam não cobrar pelo espaço, faculdades costumam ter auditórios, é fácil para eles verem as vantagens de estarem ligados ao evento e mostrar o local que eles tem, etc… Caso não consiga com alguma instituição de ensino, procure empresas que se saiba que tem auditório, eles possivelmente iriam topar pelos mesmos motivos que instituições de ensino… Em último caso vem a opção de alugar um local, neste caso podes procurar empresas parceiras dispostas a ajudar com este custo.
Geralmente os encontros técnicos (Meetup?) que ocorrem na sua cidade são uma boa. Uma mensagem nas redes sociais do tipo “Quero organizar um devopsdays na cidade <coloque sua cidade aqui>, quem ajuda?” e você pode inclusive marcar algumas pessoas que você sabe que se interessam pelo assunto nacionalmente (Ex. @gomex @somatorio) eles facilmente irão compartilhar seu pedido de ajuda.
Não existe uma regra, mas quanto mais diversa for a equipe (gênero, área de atuação, local de trabalho, raça, etc.) melhor será a organização, pois haverá uma diversidade de idéias maior também.
Não precisa abrir empresa para organizar um devopsdays, nem mesmo para receber patrocínio ou lidar com o dinheiro! Você pode organizar os custos e fazer com que seus patrocinadores paguem os custos e peguem as notas diretamente de seus fornecedores. Isso exige algum esforço das pessoas que estão organizando, mas trabalho mesmo é abrir e manter uma empresa no Brasil.
Alguns patrocinadores aceitam pagar a sua quota através de compra de ingressos especiais pela ferramenta de inscrição, ou seja, tudo legal e simples para a organização.
Você pode optar por abrir empresa para tomar conta do dinheiro e lidar com todo custo de abertura (e fechamento). Seguindo esse modelo você receber patrocínios sem problemas algum, mas a desvantagem é o alto risco, pois você precisará investir muito dinheiro para começar. Nosso conselho é: Só siga esse caminho se tiver MUITO certo do sucesso de público para o tamanho do evento e já tiver experiência com esse tipo de coisa.
Você pode contratar uma empresa para ser intermediária e pagar os custos que elas cobram para esse tipo de trabalho. Não temos nenhuma sugestão para isso, pois ainda não fizemos uso dessa opção, mas caso você seja a primeira pessoa a fazer, nos diga o que achou disso, para podermos compartilhar com os demais.
Para gerenciar a parte financeira montamos uma planilha baseada em parte nas planilhas usadas em São Paulo e em Porto Alegre (foram utilizados alguns pontos de cada uma), caso queira utilizá-la sinta-se à vontade (basta ir em “File > Download as > Formato desejado” ou entre em contato que damos um jeito), também aceitamos contribuições nela :)
Você deverá escolher uma plataforma de venda de ingressos. Temos experiência com algumas opções:
Nós sugerimos fazer uma pré-venda, que é basicamente lançar um formulário (Google forms? Algumas plataformas de inscrição possuem essa função também) para as pessoas, afim de obter uma ideia sobre quantas pessoas tem interesse, nesse formulário você pode até pegar algumas ideias de quais temas as pessoas mais desejam para o evento também, assim como perguntar o nível da pessoa.
Normalmente no primeiro ano será um pouco no tato mesmo, pois as empresas locais costumam a patrocinar de verdade depois que tudo estiver “funcionando”, ou seja, você já com grade, sendo fala na comunidade e afins. Sendo assim, não se preocupe com isso, normalmente a grana que entra na inscrição já cobre todos os custos no primeiro ano.
Os outros organizadores podem indicar empresas que patrocinam nacionalmente, ou seja, esse pode ser um bom começo, mas também bater nas portas das empresas que precisam de profissionais nessa área é sempre uma boa ideia também.
Todas as empresas pedem um documento com detalhes sobre patrocínio. Se precisar de um template para essa atividade, temos algumas opções para compartilhar.
Crie uma página no Facebook e uma conta no twitter, com a logo e nome do evento.
Aconselhamos sempre usar uma imagem para cada divulgação nas redes. Elas funcionam melhor do que simples textos.
Até então percebemos que a rede social que tem melhor retorno é Linkedin, então use os perfis pessoais de cada pessoa que está organizando e apoiando o evento para compartilhar essas novidades nas redes.
A ideia é sempre que vocês lançarem uma notícia nas redes, pegue os links e mande direto no privado para que essas pessoas possam rapidamente compartilhar com poucos cliques.
Os melhores horários para divulgação nas redes sociais são das 11:00 às 14:00 no meio da semana. Evite divulgar no final de semana, ao menos que seja MUITO necessário.
Segue abaixo alguns exemplos de divulgações:
<Coloque sua cidade aqui>”<Cidade>, mande sua palestra”<link da app de inscrição>” (Esse aqui você vai fazer bastante, pois a ideia é você fazer uma pessoa por pessoa)Conselho: Divulgue apenas duas vezes por semana, primeiro para não perder conteúdo e manter a constância e não inundar as pessoas, pois elas vão parar de seguir o evento se isso acontecer.
Não! A chamada de trabalho é obrigatória! Você pode convidar algumas pessoas, mas precisa abrir a chamada.
Primeiro você precisa escolher alguma ferramenta para coletar as submissões, algumas pessoas usam Google Forms, mas a maioria dos eventos no Brasil usam PaperCall.
Basicamente você precisa pensar qual a disposição de palestras, com seus tempos, intervalos e afins.
Segue abaixo algumas sugestões:
Pode sim, mas tem de passar pelo mesmo processo de CFP que os outros interessados em palestrar no evento. Indicamos que se dê prioridade para outros palestrantes que submetem, pois os organizadores acabam tendo várias obrigações durante o evento (e pode “pegar mal”, principalmente se muitos organizadores palestrarem)
Sim :)
Além da planilha que já mencionamos temos um exemplo de diretório para organizar os arquivos do evento (foi assim que organizamos em Porto Alegre e Salvador), um checklist de itens que consideramos importante levar em consideração/verificar durante a organização do evento e fotos dos eventos que foram compartilhadas conosco.
Aceitamos sugestões e contribuições em qualquer material (ou mesmo para novos).
Não, a idéia desse texto é estar em melhora contínua, por favor entre em contato conosco (somatorio@gmail.com) com dúvidas que não respondemos aqui, ou sugestões de novos itens a falarmos.
Sinta-se à vontade de participar do nosso grupo no telegram também.